📜 引言
感谢您选择我们的邮件归档系统（以下简称"本系统"）。我们深知电子邮件数据的安全性和隐私性对您和您的组织至关重要。本隐私政策旨在说明我们如何收集、使用和保护与您使用本系统相关的信息。
核心原则：您的邮件数据属于您，且仅属于您。我们设计的系统确保您完全控制自己的数据，我们不会访问、存储或处理您的实际邮件内容，除非在您明确要求的技术支持场景下。
🔒 数据所有权与控制
1.1 用户数据所有权
使用本系统时，您保留对以下所有数据的完全所有权和控制权：
- 归档的邮件内容（包括正文、附件、元数据）
- 存储在您服务器上的所有数据库记录
- 系统配置和自定义规则
- 用户账户和访问权限信息
1.2 数据存储位置
所有邮件数据和归档内容完全存储在您提供的服务器环境中：
- 我们不会在任何外部服务器或云服务上存储您的邮件数据
- 数据保留策略完全由您通过系统设置控制
- 您负责服务器所在位置的合规性（如数据主权要求）
🛡️ 数据处理与访问
🚫 默认无访问权限
在常规操作中，我们的系统不访问您的邮件内容。归档处理在您的服务器本地完成，无需将数据传输到外部系统。
🔑 技术支持访问
当您主动请求技术支持时，在您明确授权的前提下，我们的工程师可能需要临时访问您的系统以解决问题。此类访问将：
- 事先获得您的书面同意
- 限制在必要的最小范围内
- 使用安全加密通道
📝 访问记录
所有技术支持访问都会被详细记录，包括：
- 访问日期和时间
- 访问工程师身份
- 执行的诊断操作
- 访问持续时间
您可以随时请求查看完整的访问日志。
保密承诺：我们的技术支持团队受严格的保密协议约束，禁止泄露或使用在支持过程中接触到的任何客户数据。支持完成后，所有临时访问凭证将立即撤销。
📊 收集的信息类型
3.1 系统运行信息
为改进产品和服务质量，我们可能收集匿名化的系统运行数据：
- 软件版本和更新状态
- 系统性能指标（CPU、内存使用率）
- 错误日志和崩溃报告（不含邮件内容）
- 功能使用统计（如归档规则使用频率）
3.2 技术支持信息
当您联系技术支持时，我们可能收集：
- 您的联系信息（姓名、邮箱、电话）
- 问题描述和技术细节
- 系统日志文件（经您审核后提供）
- 问题解决过程和结果
数据流向示意图
邮件数据在系统中的流向遵循以下路径：
用户邮件系统
归档处理
归档系统
数据存储
用户数据库
仅限授权支持
外部访问
图示说明：邮件数据仅在用户系统内流动，外部访问仅在技术支持时发生
🔍 信息使用方式
4.1 收集信息的使用目的
我们仅将收集的信息用于以下目的：
- 提供和改进本系统软件功能
- 诊断和解决技术问题
- 开发新功能和增强产品
- 生成汇总统计信息（不包含可识别信息）
- 响应您的支持请求和询问
4.2 数据保留期限
我们保留不同类型信息的时间不同：
- 匿名系统数据：最多保留3年用于产品分析
- 技术支持记录：保留5年用于服务跟踪
- 客户账户信息：在您使用服务期间持续保留
重要：我们永远不会将您的邮件数据用于广告定位、营销推广或出售给第三方。您的邮件内容完全保留在您控制的服务器环境中。
🤝 数据共享与披露
5.1 我们不会共享您的邮件数据
我们不会与任何第三方共享、出售或出租您的邮件内容或敏感业务信息。
5.2 有限的信息共享
在以下严格限制的情况下，我们可能共享有限信息：
- 当法律要求时（如法院命令）
- 保护我们的权利、用户安全或公共安全
- 与服务提供商共享必要信息（如支付处理）
- 公司合并、收购或资产转让时
🔄 政策更新与您的权利
6.1 政策更新
我们可能不定期更新本隐私政策。重大变更将在生效前30天通过系统内通知或电子邮件告知。
6.2 您的权利
根据适用法律，您有权：
- 访问我们持有的关于您的信息
- 更正不准确的信息
- 删除您的个人信息
- 限制或反对某些数据处理
- 获取您的数据副本
要行使这些权利，请通过上述联系方式与我们联系。